Je team leiden vanop afstand: 8 richtlijnen

Wanneer je eerder in je carrière als leidinggevende al eens een virtueel team hebt aangestuurd, dan kan je deze ervaring aanwenden nu je onverwacht van thuis uit moet werken. Maar ook wanneer je tot nu toe enkel face-to-face teams hebt geleid en de huidige situatie heel wat vragen met zich meebrengt, hoef je je geen zorgen te maken. Een team leiden vanop afstand verschilt eigenlijk niet zo veel van de dagelijkse omgang met je teamleden op andere momenten.

Nog meer dan in face-to-face interacties, zijn vertrouwen en het bieden van een duidelijke structuur aan je teamleden sleutelelementen om een virtueel team zo optimaal mogelijk te laten functioneren. In wat volgt, geef ik 8 richtlijnen die je als leidinggevende kunnen helpen de onzekerheden waar je teamleden mee worstelen aan te pakken en hun welzijn en prestaties te bevorderen.

1. Wees aanwezig...

Nu je je teamleden niet meer dagelijks ziet, kan het verleidelijk zijn om zelf (onbewust) van de radar te verdwijnen. Probeer aanwezig te zijn. De huidige situatie kan je team met heel wat meer onzekerheden en autonomie opzadelen dan ze gewend zijn. Als leidinggevende structuur en klaarheid bieden, helpt je medewerkers om hun prestaties te verbeteren en de vruchten te plukken van de autonomie die ze krijgen. Het is dus belangrijk om duidelijke doelen te stellen, ​ verwachtingen en communicatiekanalen te verduidelijken, regelmatig te checken hoe het met je team gaat, te vragen wat zij van jou nodig hebben om optimaal te functioneren en begeleiding te bieden waar nodig.

2. ... maar niet overdreven aanwezig

Probeer niet in overdrive te gaan en te aanwezig te zijn. Hoewel je medewerkers in deze onzekere tijden extra begeleiding nodig hebben, moet je erover waken dat je goedbedoelde acties niet overkomen alsof je hen wilt controleren. Het is perfect mogelijk – en aangewezen – om tegelijkertijd duidelijke doelen te stellen alsook je medewerkers veel vrijheid te geven. Laat hen toe zo autonoom mogelijk te werken binnen de afgesproken grenzen, vertrouw hen om (meer) te doen dan wat verwacht wordt en vermijd overdreven controle.

3. Plan videomeetings in

Onderzoekers adviseren leidinggevenden van een virtueel team om minstens één keer per week digitaal contact te hebben met hun medewerkers, bijvoorbeeld via mail. Hou er wel rekening mee dat deze richtlijn gebaseerd is op de werking van een virtueel team, waarbij de teamleden wel nog persoonlijk, face-to-face contact kunnen hebben met andere collega’s, vrienden en familie. In deze uitzonderlijke situatie zou ik aanraden om minstens wekelijks een videomeeting met je teamleden in te plannen. Dit sluit mooi aan bij mijn eerste aanbeveling, en helpt je team (en jezelf) om de sociale verbondenheid die we nu allemaal kunnen gebruiken te waarborgen. ​

4. Blijf goed werk (h)erkennen

Waardering tonen naar je medewerkers is belangrijk om je team gemotiveerd te houden. Wanneer je face-to-face samenwerkt met anderen kan je (onbewust) waardering tonen voor hun werk op verschillende manieren: met je woorden, je lichaamshouding, je intonatie, … Wanneer je echter op een virtuele manier samenwerkt, kunnen je medewerkers enkel uitgaan van wat je expliciet communiceert in de beperkte interacties die jullie hebben, zoals wat je schrijft in een e-mail of zegt in een Skypegesprek. Dit kan ervoor zorgen dat medewerkers sneller een gebrek aan waardering ervaren. Zo wordt geschreven communicatie bijvoorbeeld sneller op een negatieve manier geïnterpreteerd dan gesproken communicatie.

Probeer dus extra in te zetten op het erkennen van het werk van je teamleden via e-mail, plan een moment in tijdens team meetings om je teamleden waardering te geven voor hun prestaties of organiseer virtueel een informeel moment om te vieren wat jullie al verwezenlijkt hebben.

5. Zorg voor de nodige technologische middelen

Communication is key om goed te kunnen samenwerken als team. In de huidige virtuele situatie betekent dit dat je team online meetings moet kunnen organiseren zonder technische beperkingen en dat het relevante informatie makkelijk moet kunnen delen en consulteren. Vraag je IT-afdeling om hier een prioriteit van te maken en neem een actieve rol op in het oplossen van eventuele uitdagingen.

6. Blijf je team goed informeren

Iedereen haat onzekerheid. Je team goed informeren zou dus één van je prioriteiten moeten zijn. Waar je teamleden in normale omstandigheden vaak persoonlijk contact hebben met elkaar en informatie op een informele manier met elkaar delen, zijn interacties tussen leden van een virtueel team minder frequent. Dit betekent dat jij als leidinggevende nog vaker en op een heldere manier moet communiceren naar je team, ook over zaken waar je normaal minder aandacht aan schenkt. Onthoud dat het beter is om een keer te veel te communiceren dan een keer te weinig.

7. Focus op de lange termijn

Hoewel sommige medewerkers nu zullen blijven presteren alsof er niets veranderd is, hebben de meesten waarschijnlijk wel wat tijd nodig om zich aan deze uitzonderlijke situatie aan te passen. Probeer deze periode te zien als een marathon en niet als een sprint. Je doel is om de prestaties en het welzijn van je medewerkers te verzekeren op de lange termijn. De meesten onder ons hebben zich niet goed kunnen voorbereiden op de plotse verandering van face-to-face samenwerken naar een virtueel team. Dit betekent dat veel medewerkers geen toegang hebben tot de middelen waarover ze normaal beschikken voor het uitvoeren van hun job. Bovendien ervaren sommigen bijkomende psychologische druk door het gebrek aan sociaal contact, de zorg voor familieleden of andere verantwoordelijkheden. Dwing geen strikt regime af, waarbij bijvoorbeeld iedereen evenveel uren of werk moet verzetten als voorheen, maar geef je team wat speling om zich aan de huidige situatie aan te passen en vertrouw erop dat ze doen wat nodig is om de uitdagingen die ze ervaren aan te pakken. Hier zal je op lange termijn de vruchten van plukken. Het laatste wat je nu immers wilt zijn medewerkers die nu optimaal presteren, maar binnen een paar dagen of weken volledig uitgeput zijn.

8. Zorg goed voor jezelf

Hoewel er weinig onderzoek is dat zich specifiek richt op het welzijn van leidinggevenden in virtuele teams, leert de algemene leiderschapsliteratuur ons dat je je team alleen optimaal kunt leiden als je voor je eigen welzijn zorgt. Eet gezond, blijf sporten, zorg voor een goede nachtrust, blijf virtueel verbonden met anderen en neem regelmatig een pauze waarin je niet met je werk bezig bent. Je medewerkers (en je huisgenoten) zullen je dankbaar zijn.
​

Hoewel deze richtlijnen niet alles omvatten wat je kunt doen om het welzijn en de prestaties van je team te optimaliseren, bieden ze een goede houvast om je op weg te helpen. Houd in je achterhoofd dat wanneer zaken complexer worden, bijvoorbeeld wanneer er een conflict ontstaat, het altijd beter is om voor videocommunicatie te kiezen dan voor e-mail.

​